Política de privacidad

 

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO GIOO S.A.S. — Marca LABIF

El presente documento cumple simultáneamente las funciones de Aviso de Privacidad y de Política de Tratamiento de Datos Personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.

1. Introducción y marco normativo

GRUPO GIOO S.A.S., identificada con NIT 901.720.863-7, propietaria y operadora de la marca LABIF (en adelante, "Grupo GIOO" o "LABIF"), en su calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, reconoce la importancia de garantizar la protección, privacidad y seguridad de la información personal que le es confiada por clientes, usuarios, proveedores, aliados comerciales, colaboradores y demás Titulares.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014 y 1074 de 2015, la Circular Externa 02 de 2022 de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes en materia de protección de datos y hábeas data, Grupo GIOO adopta la presente Política.

Este documento informa de manera clara, suficiente y previa las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales recolectados por Grupo GIOO en el desarrollo de la operación de la marca LABIF, incluyendo las finalidades del Tratamiento, los derechos de los Titulares, los deberes de la compañía y los procedimientos para ejercer los derechos de consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria.

Grupo GIOO manifiesta su compromiso de realizar el Tratamiento de los Datos Personales exclusivamente para las finalidades autorizadas, bajo criterios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, seguridad, confidencialidad y transparencia.

 

2. Objeto

La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos, criterios, principios, finalidades y procedimientos que rigen el Tratamiento de los Datos Personales recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por Grupo GIOO en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, contractuales, logísticas, de mercadeo, de atención al cliente y de desarrollo de producto.

Estos lineamientos aplican al Tratamiento realizado a través de cualquier canal o medio, incluyendo interacciones físicas o presenciales en ferias, activaciones y puntos de venta; canales telefónicos o de mensajería, incluido WhatsApp; plataformas digitales y redes sociales; formularios electrónicos y herramientas de diagnóstico de rutina de piel; sistemas de CRM, ERP y herramientas de automatización; y el sitio web labif.com.co, operado por Grupo GIOO.

 

3. Ámbito de aplicación

La presente Política aplica a todas las bases de datos y a todos los Tratamientos de Datos Personales realizados por Grupo GIOO, incluyendo aquellos en los que se recolecte, almacene, gestione o utilice información de:

• Clientes y usuarios del comercio electrónico.
• Potenciales clientes (leads) captados por canales digitales o presenciales.
• Clientes del canal mayorista, distribuidores y cadenas de retail.
• Proveedores, contratistas y aliados comerciales.
• Colaboradores, exempleados y candidatos a procesos de selección.
• Creadoras de contenido y personas vinculadas a colaboraciones de marca.
• Visitantes del sitio web y de las plataformas digitales de la marca.

Se excluye del alcance de esta Política la información que, conforme a la normativa vigente, tenga la calidad legal de dato público.

 

4. Definiciones

Para efectos de la presente Política se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle acerca de la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los datos relativos a la salud, la vida sexual, los datos biométricos, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas y la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, GRUPO GIOO S.A.S.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: Envío de Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: Comunicación de Datos Personales a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

5. Principios del Tratamiento

Grupo GIOO realizará el Tratamiento de los Datos Personales observando estrictamente los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

5.1. Legalidad. El Tratamiento es una actividad reglada y solo puede llevarse a cabo en los términos autorizados por la ley y por las disposiciones que la desarrollan.

5.2. Finalidad. El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada, clara y acorde con la actividad comercial de Grupo GIOO. Ningún dato será utilizado para fines distintos a los informados al Titular.

5.3. Libertad. El Tratamiento solo se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

5.4. Veracidad o calidad. La información sometida a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Grupo GIOO se abstendrá de tratar datos parcialmente ciertos o que induzcan a error.

5.5. Transparencia. Se garantiza al Titular el derecho a obtener información clara sobre la existencia de datos que le conciernan y el Tratamiento que se les da, en cualquier momento y sin restricciones.

5.6. Acceso y circulación restringida. Los datos solo serán tratados por personas autorizadas y no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable o exista autorización o deber legal.

5.7. Seguridad. Grupo GIOO adoptará las medidas administrativas, técnicas y físicas necesarias para proteger los Datos Personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, adulteración o destrucción.

5.8. Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con la compañía.

 

6. Responsable del Tratamiento

Razón social	GRUPO GIOO S.A.S.
NIT	901.720.863-7
Marca comercial	LABIF
Domicilio	Carrera 48 # 48-75, Envigado, Antioquia, Colombia
Correo electrónico	labif.gioo@gmail.com
Sitio web	https://labif.com.co

El Tratamiento se realiza con fundamento en la Ley 1581 de 2012 y en el Título 2, Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

 

7. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

En cumplimiento del artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, Grupo GIOO designa al Área de Servicio al Cliente de LABIF como la dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y de todo trámite relacionado con el ejercicio de los derechos de los Titulares.

Esta área tiene a su cargo la recepción y trámite de las solicitudes dentro de los plazos legales, la custodia de las autorizaciones otorgadas por los Titulares, la coordinación con las demás áreas de la compañía para dar respuesta de fondo, y el registro y seguimiento de las solicitudes recibidas.

Canal de contacto: labif.gioo@gmail.com

8. Canales de recolección

LABIF recolecta Datos Personales a través de: su tienda en línea y formularios asociados; el quiz de diagnóstico de rutina de piel; suscripciones a boletines y programas de fidelización; canales de mensajería y atención al cliente, incluidos WhatsApp, correo electrónico y mensajería directa en redes sociales; activaciones presenciales, ferias, puntos de venta físicos y diagnósticos de piel realizados en dichos espacios; procesos de compra en canal mayorista o retail; procesos de selección de personal y vinculación de proveedores y aliados; y tecnologías de seguimiento en sus plataformas digitales.

9. Categorías de Datos Personales tratados

Grupo GIOO podrá tratar, según la categoría de Titular y el canal de recolección, los siguientes tipos de información:

9.1. Datos de identificación y contacto: nombre completo, número y tipo de documento de identidad, fecha de nacimiento, correo electrónico, número de teléfono fijo o celular.

9.2. Datos de localización: dirección de residencia, dirección de entrega, ciudad, departamento, país y datos de geolocalización aproximada derivados de la navegación.

9.3. Datos transaccionales y financieros: historial de compras, valor y frecuencia de pedidos, método de pago utilizado, estado de pagos y devoluciones. Grupo GIOO no almacena números completos de tarjetas de crédito o débito; estos son procesados directamente por las pasarelas de pago autorizadas.

9.4. Datos de navegación y dispositivo: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen de la visita, identificadores de cookies y píxeles publicitarios.

9.5. Datos de preferencias y comportamiento de consumo: intereses de producto, respuestas a encuestas, participación en campañas e interacción con comunicaciones comerciales.

9.6. Datos laborales y académicos: hoja de vida, formación, experiencia, referencias y demás información recolectada en procesos de selección, vinculación laboral o contratación de proveedores.

9.7. Información relacionada con la piel e imágenes: tipo de piel, condiciones o preocupaciones cosméticas reportadas por el Titular, respuestas al quiz de rutina, resultados de diagnósticos realizados en ferias o puntos físicos, e imágenes del rostro o del cuerpo remitidas voluntariamente. Esta categoría recibe el tratamiento reforzado descrito en el numeral 11.

10. Finalidades del Tratamiento

Grupo GIOO realiza el Tratamiento de Datos Personales única y exclusivamente para finalidades legítimas, explícitas, informadas al Titular y coherentes con su actividad comercial.

10.1. Finalidades comerciales, contractuales y operativas

• Procesar compras, pedidos, pagos, facturación y operaciones logísticas.
• Gestionar envíos, entregas, pagos contra entrega, devoluciones, cambios, reclamos y garantías.
• Mantener comunicación con los clientes durante y después del proceso de compra.
• Administrar el historial de compras, solicitudes de servicio y atención posventa.
• Coordinar actividades con proveedores logísticos, transportadoras y aliados operativos, incluyendo el suministro de la información necesaria para la entrega y el recaudo.
• Realizar verificaciones para prevenir fraudes en transacciones y proteger la integridad de las operaciones comerciales, especialmente en pedidos con pago contra entrega.
• Gestionar la relación comercial con distribuidores, mayoristas y cadenas de retail.

10.2. Finalidades de recomendación de producto y experiencia de piel

• Sugerir rutinas y productos acordes con la información reportada por el Titular.
• Operar el quiz de rutina, los diagnósticos realizados en ferias, activaciones o puntos físicos, y las herramientas de recomendación disponibles en canales digitales y de atención al cliente.
• Atender consultas sobre compatibilidad entre productos, modo de uso y seguimiento de resultados.
• Gestionar reportes de reacciones o eventos adversos asociados al uso de un producto, incluyendo el análisis de imágenes que el Titular decida enviar para ese propósito, y adelantar las acciones de cosmetovigilancia que correspondan conforme a la normativa sanitaria aplicable y a los requerimientos del INVIMA.

Las recomendaciones entregadas por LABIF tienen carácter cosmético y orientativo. No constituyen diagnóstico, tratamiento ni asesoría médica o dermatológica, y no sustituyen la consulta con un profesional de la salud.

10.3. Finalidades de marketing, fidelización y comunicaciones comerciales

• Enviar información comercial, promocional, publicitaria y de fidelización relacionada con productos, servicios, eventos, lanzamientos, descuentos, concursos, sorteos y campañas especiales.
• Remitir comunicaciones a través de correo electrónico, mensajes de texto (SMS), WhatsApp, llamadas telefónicas, notificaciones internas del sitio web, notificaciones push y cualquier otro canal digital.
• Realizar actividades de segmentación, retargeting, remarketing y personalización de contenidos en plataformas de publicidad digital y herramientas de terceros, tales como gestores de email marketing, CRM, plataformas de analítica, redes sociales y motores publicitarios (p. ej., Meta Ads, Google Ads, TikTok Ads).
• Crear, administrar y actualizar audiencias digitales para campañas publicitarias y estrategias comerciales.
• Administrar programas de referidos, colaboraciones con creadoras de contenido y campañas que involucren la participación voluntaria del Titular.
• Medir la efectividad de las campañas, analizar indicadores de rendimiento y evaluar el comportamiento del usuario frente a las comunicaciones y contenidos distribuidos.

10.4. Finalidades de análisis, innovación, optimización y mejora continua

• Analizar hábitos de navegación, transacciones, preferencias y patrones de comportamiento dentro de las plataformas digitales.
• Realizar estudios de mercado, análisis estadísticos, pruebas de usabilidad, medición de desempeño y análisis de tendencias.
• Utilizar información agregada y disociada sobre necesidades de piel reportadas por los usuarios como insumo para el desarrollo y mejora de formulaciones y del portafolio de productos.
• Implementar herramientas de analítica, automatización, optimización y medición proporcionadas por proveedores tecnológicos, incluyendo plataformas de comercio electrónico, CRM, sistemas de analítica web, cookies, sistemas de inventario y herramientas publicitarias.
• Realizar actividades de perfilamiento no automatizado exclusivamente para finalidades legítimas como mejorar la experiencia del usuario, personalizar recomendaciones, optimizar procesos, detectar tendencias o prevenir fraudes, en cumplimiento de los requisitos de transparencia previstos en la Ley 1581 de 2012.
• Optimizar la seguridad, funcionalidad, disponibilidad y estabilidad de la plataforma digital y de los canales de atención al cliente.

10.5. Finalidades administrativas, contables, legales y de cumplimiento

• Cumplir con deberes contables, contractuales, tributarios y regulatorios.
• Gestionar comunicaciones con autoridades administrativas, regulatorias, sanitarias y judiciales.
• Atender requerimientos de entidades de control o vigilancia, entre ellas el INVIMA y la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Prevenir y detectar fraudes, actividades ilícitas o comportamientos irregulares.
• Mantener registros contables, administrativos y de gestión corporativa conforme a las normas vigentes.

10.6. Finalidades tecnológicas y de seguridad de la información

• Gestionar el soporte técnico del sitio web, servicios de hosting y plataformas integradas.
• Monitorear la infraestructura digital para prevenir incidentes de seguridad, accesos no autorizados o usos indebidos.
• Implementar sistemas de autenticación, validación, gestión de accesos y protección tecnológica.
• Sincronizar y operar integraciones con proveedores tecnológicos nacionales e internacionales, tales como aplicaciones complementarias, pasarelas de pago, proveedores de CRM y herramientas de mensajería o analítica.

10.7. Finalidades relacionadas con talento humano, proveedores y aliados

• Adelantar procesos de selección, contratación, vinculación, evaluación, capacitación y desvinculación de personal.
• Administrar la relación laboral o contractual, incluyendo pago de salarios, honorarios, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social y demás beneficios.
• Gestionar bases de datos de proveedores y contratistas, así como la celebración, ejecución y terminación de contratos de prestación de servicios o de suministro.
• Verificar referencias personales, laborales y comerciales cuando sea necesario para evaluar riesgos y cumplir con políticas internas de debida diligencia.

10.8. Finalidades de atención al cliente, PQR y calidad del servicio

• Gestionar peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias presentadas por los Titulares a través de los distintos canales de atención.
• Documentar y hacer seguimiento a los casos de servicio al cliente con el fin de mejorar los tiempos y la calidad de la respuesta.
• Realizar encuestas de satisfacción, estudios de percepción de marca y evaluación de la calidad del servicio.
• Capacitar al personal y mejorar los procesos internos de atención, pudiendo utilizar registros de comunicaciones como insumo para este propósito, respetando en todo caso la confidencialidad de la información.

10.9. Finalidades de archivo, históricas, estadísticas y de reorganización empresarial

• Mantener registros históricos, soportes de operaciones y documentación de la relación con clientes, proveedores, empleados y demás Titulares, conforme a los plazos de conservación aplicables.
• Elaborar reportes internos, informes de gestión, análisis estadísticos y consolidación de información para la toma de decisiones empresariales.
• Atender procesos de reorganización corporativa, tales como fusiones, escisiones, adquisiciones o transferencias de negocios, en los que la información de las bases de datos pueda ser compartida con potenciales adquirentes o aliados, siempre bajo deberes de confidencialidad y cumpliendo con la normativa vigente.

 

11. Tratamiento de Datos Sensibles

Por la naturaleza de su actividad, Grupo GIOO puede recolectar información que la Ley 1581 de 2012 clasifica como Dato Sensible, en particular información relacionada con condiciones de la piel e imágenes del rostro o del cuerpo que el Titular remita voluntariamente, así como datos requeridos en el marco de relaciones laborales.

Esta información puede ser suministrada al diligenciar el quiz de rutina, al participar en diagnósticos de piel en ferias o puntos físicos, o al contactar los canales de atención al cliente para consultar sobre un producto o reportar una reacción.

11.1. Condiciones aplicables

• Carácter facultativo. La entrega de Datos Sensibles es estrictamente facultativa. El Titular podrá abstenerse de proporcionarlos sin que ello implique la negación de la venta de productos ni de los servicios de atención generales. Esta advertencia se incluirá de manera visible en todo formulario o canal donde se solicite este tipo de información.
• Autorización explícita. El Tratamiento se realizará únicamente cuando exista autorización explícita, independiente y separada de la autorización general, o cuando la ley así lo permita.
• Finalidad restringida. Esta información se utilizará exclusivamente para las finalidades descritas en el numeral 10.2 y, cuando corresponda, para el cumplimiento de obligaciones laborales o sanitarias. No será utilizada para segmentación publicitaria basada en condiciones de salud, ni compartida con plataformas de publicidad digital.
• Acceso restringido. Únicamente el personal del Área de Servicio al Cliente y del área técnica que requiera conocer la información para atender la solicitud del Titular tendrá acceso a ella. Dicho personal se encuentra vinculado por acuerdos de confidencialidad vigentes incluso después de terminada la relación laboral.
• Prohibición de uso publicitario sin autorización específica. Cuando Grupo GIOO requiera utilizar imágenes o testimonios de un Titular con fines publicitarios o de contenido de marca, solicitará una autorización específica, separada e independiente para ese propósito.
• Supresión reforzada. El Titular podrá solicitar en cualquier momento la supresión de esta información, incluidas las imágenes remitidas, sin que ello afecte su relación comercial con la marca.

11.2. Manejo de imágenes remitidas por canales de mensajería

Las imágenes que el Titular remita por WhatsApp, correo electrónico o redes sociales para consultar sobre un producto o reportar una reacción serán tratadas exclusivamente para atender dicha solicitud y adelantar las acciones de cosmetovigilancia que correspondan. Estas imágenes no se incorporarán a bases de datos de mercadeo ni se utilizarán en material publicitario.

 

12. Tratamiento de datos de menores de edad

Los productos y servicios ofrecidos bajo la marca LABIF están dirigidos a personas mayores de edad. Grupo GIOO no solicita ni recolecta de manera deliberada Datos Personales de menores de edad.

En caso de identificar que un menor ha proporcionado información personal sin la autorización previa, expresa y verificable de su representante legal, Grupo GIOO procederá a la supresión inmediata de dichos datos.

Cuando excepcionalmente se realice el Tratamiento de datos de menores, este responderá al interés superior del niño, niña o adolescente, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales y contará con la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, conforme al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

 

13. Derechos del Titular

Los Titulares de los Datos Personales tratados por Grupo GIOO tienen los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Adicionalmente, el Titular podrá oponerse en cualquier momento a recibir comunicaciones comerciales, sin que ello afecte la recepción de comunicaciones estrictamente transaccionales necesarias para la ejecución de una compra.

 

14. Deberes de Grupo GIOO como Responsable del Tratamiento

En su calidad de Responsable, Grupo GIOO asume los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, se compromete a:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.

m) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Autorización para el Tratamiento

Grupo GIOO realizará el Tratamiento de los Datos Personales únicamente cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos en que la normativa vigente exceptúe dicho requisito.

La autorización podrá obtenerse a través de mecanismos físicos o digitales idóneos, tales como formularios electrónicos del sitio web, casillas de verificación en el proceso de compra y checkout, formularios de suscripción a comunicaciones comerciales, formatos físicos diligenciados en ferias y puntos de venta, interacciones en canales de servicio al cliente, o cualquier otro medio que permita dejar constancia del consentimiento.

La autorización podrá ser otorgada por escrito, verbalmente o mediante conductas inequívocas, incluyendo mecanismos electrónicos, siempre que estos permitan concluir de manera clara que el Titular consiente el Tratamiento. En todos los casos, Grupo GIOO garantizará que el Titular sea informado acerca de las finalidades del Tratamiento, el carácter facultativo u obligatorio de los datos solicitados y los derechos que le asisten.

15.1. Prueba de la autorización

Grupo GIOO conservará prueba de la autorización otorgada por cada Titular mediante registros electrónicos, como la venta: para proceder con ella debe existir una aprobación, según el canal, marca de tiempo, dirección IP, versión de la Política aceptada y el medio a través del cual se otorgó el consentimiento. Los formatos físicos serán digitalizados y archivados.

15.2. Autorización para envío de mensajes por WhatsApp, correo electrónico o SMS

El Titular autoriza de manera previa, expresa e informada a Grupo GIOO para enviar comunicaciones a través de WhatsApp, correo electrónico o SMS, al número o correo suministrado en el registro, proceso de compra o interacción con el sitio. Estas comunicaciones podrán incluir:

• Confirmación del pedido, factura y comprobantes asociados.
• Actualización del estado del envío, novedades logísticas y número de guía.
• Gestión de reclamos, cambios, devoluciones o garantía, y demás comunicaciones transaccionales necesarias para la correcta ejecución del contrato de compraventa.
• Información comercial, publicitaria o promocional, únicamente cuando el Titular haya otorgado la correspondiente autorización.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización para recibir comunicaciones comerciales, sin que ello afecte el envío de mensajes estrictamente transaccionales, los cuales son indispensables para la ejecución de la compra.

15.3. Casos en que no se requiere autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

16. Seguridad y confidencialidad de la información

Grupo GIOO implementa medidas técnicas, administrativas, físicas y contractuales orientadas a proteger la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los Datos Personales bajo su custodia. Estas medidas incluyen, entre otras:

• Uso de conexiones cifradas en el sitio web y en las plataformas de comercio electrónico.
• Sistemas de control de acceso por perfil y protocolos de autenticación para las herramientas internas.
• Políticas internas de manejo de la información y capacitación periódica del personal autorizado.
• Suscripción de acuerdos de confidencialidad con colaboradores y de contratos de transmisión de datos con terceros que intervienen en el Tratamiento.
• Controles reforzados de acceso para la información sensible descrita en el numeral 11.

La compañía revisa y actualiza periódicamente sus controles de seguridad conforme a estándares aplicables, mejores prácticas del sector y obligaciones legales vigentes.

16.1. Gestión de incidentes de seguridad

En caso de que se presente una violación a los códigos de seguridad o un incidente que genere riesgo en la administración de la información de los Titulares, Grupo GIOO reportará el hecho a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a los canales y plazos dispuestos por dicha entidad, adoptará las medidas de contención y remediación necesarias, e informará a los Titulares afectados cuando el incidente pueda comprometer sus derechos.

17. Procedimientos para consultas, reclamos, actualización y supresión

17.1. Canales de atención para el ejercicio de derechos

• Correo electrónico: labif.gioo@gmail.com
• Formulario de contacto disponible en el sitio web oficial: https://labif.com.co

17.2. Consultas

El Titular, o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Grupo GIOO. La consulta será atendida dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.

Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, Grupo GIOO informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14, Ley 1581 de 2012).

17.3. Reclamos

El Titular, o quien represente sus derechos, podrá presentar reclamos para solicitar la corrección, actualización, rectificación o supresión de la información, o para revocar la autorización.

Una vez recibido, Grupo GIOO lo registrará con la anotación "reclamo en trámite" y lo atenderá dentro de un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción. Si no fuere posible resolverlo dentro del término mencionado, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales (artículo 15, Ley 1581 de 2012).

Si el reclamo resulta incompleto, Grupo GIOO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

17.4. Información mínima requerida

Para garantizar una atención eficiente, el Titular deberá suministrar como mínimo:

• Nombre completo del Titular o de quien actúe en su nombre.
• Descripción clara y detallada de la solicitud.
• Documentos o pruebas que pretenda hacer valer (opcional).
• Datos de contacto para recibir la respuesta.

Cuando la solicitud sea presentada por un tercero, deberá acreditarse la representación mediante poder o documento idóneo.

17.5. Improcedencia de la supresión

La solicitud de supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar los Datos Personales, o cuando el dato sea necesario para el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida. En estos casos, Grupo GIOO conservará la información únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con tales obligaciones e informará al Titular la razón de la negativa.

17.6. Requisito de procedibilidad

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Grupo GIOO, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

18. Plazos de conservación de la información

Grupo GIOO conservará los Datos Personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales aplicables, conforme a los siguientes criterios:

Categoría de información	Plazo de conservación
Datos transaccionales, facturación y soportes contables	Diez (10) años, conforme al artículo 28 del Código de Comercio
Datos de clientes activos y su historial de compra	Mientras subsista la relación comercial y hasta tres (3) años después de la última interacción
Datos de leads y contactos de marketing	Hasta la revocatoria de la autorización o dos (2) años sin interacción, lo que ocurra primero
Información sobre condiciones de piel y resultados de quiz	Hasta la revocatoria de la autorización o dos (2) años sin interacción
Imágenes remitidas para reportes de reacciones	Durante el tiempo necesario para atender el caso y cumplir obligaciones de cosmetovigilancia
Hojas de vida de candidatos no seleccionados	Seis (6) meses desde el cierre del proceso, salvo autorización expresa para banco de talento
Información laboral de exempleados	Conforme a los plazos exigidos por la normativa laboral y de seguridad social
Contratos con proveedores y aliados	Diez (10) años desde la terminación del contrato

Vencidos estos plazos, la información será suprimida o sometida a procesos de anonimización que impidan la identificación del Titular.

19. Transferencia y transmisión de datos

Grupo GIOO podrá realizar transmisiones y transferencias nacionales e internacionales de Datos Personales a terceros que actúen como encargados o responsables del Tratamiento, siempre que dichas operaciones se ejecuten de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En particular, Grupo GIOO podrá transmitir o transferir información a:

• Proveedores tecnológicos: servicios de hosting, plataformas de comercio electrónico, almacenamiento en la nube, pasarelas de pago, sistemas antifraude, ERP y herramientas de automatización.
• Plataformas de marketing digital y analítica para la gestión de campañas, automatización, segmentación y medición, incluyendo, sin limitarse a, Meta Ads, Google Ads, TikTok Ads y aplicaciones conectadas a dichos ecosistemas.
• Empresas transportadoras y operadores logísticos encargados de gestionar envíos, entregas, recaudo contra entrega y devoluciones.
• Aliados comerciales, distribuidores, cadenas de retail y proveedores de servicios que, por razón de su labor, requieran el Tratamiento de Datos Personales y estén contractualmente obligados a cumplir con las medidas de seguridad, confidencialidad y protección exigidas por la normativa colombiana.
• Asesores contables, tributarios y jurídicos vinculados por deberes de confidencialidad profesional.
• Autoridades competentes, cuando medie requerimiento legal o judicial.

Algunos de estos proveedores se encuentran domiciliados fuera de Colombia. Toda transferencia internacional se llevará a cabo en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 y de las instrucciones contenidas en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, garantizando que el tercero receptor proporcione niveles adecuados de protección o que cuente con cláusulas contractuales o mecanismos equivalentes que aseguren el cumplimiento del régimen colombiano de protección de Datos Personales.

Cuando se trate de transmisiones, Grupo GIOO suscribirá con el Encargado un contrato de transmisión de datos que establezca el alcance del Tratamiento, las obligaciones del Encargado y las medidas de seguridad aplicables, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

 

 

20. Uso de cookies y tecnologías de seguimiento

Grupo GIOO utiliza cookies y tecnologías similares en el sitio web labif.com.co para mejorar la experiencia de navegación, optimizar el funcionamiento del sitio, personalizar contenidos y realizar análisis estadísticos y de marketing digital, conforme a la Guía de Cookies expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

20.1. ¿Qué son las cookies?

Son pequeños archivos que se almacenan en el dispositivo del usuario cuando navega por el sitio web y que permiten recordar información sobre su interacción, preferencias y actividad, identificando el dispositivo, aunque cambie de localización o de dirección IP.

20.2. Categorías utilizadas:

• Cookies necesarias: permiten el funcionamiento básico del sitio web, el proceso de compra, la seguridad y la gestión de la sesión del usuario.
• Cookies de funcionalidad: recuerdan preferencias del usuario como idioma, región y configuraciones.
• Cookies de analítica y medición: permiten analizar patrones de navegación, visitas, conversiones y métricas de uso.
• Cookies publicitarias y de marketing: permiten personalizar anuncios, realizar remarketing, segmentación y medición de campañas.
• Cookies de terceros: asociadas a plataformas externas de analítica, marketing, motores publicitarios y redes sociales (p. ej., Google Analytics, Meta Ads, TikTok Ads, pasarelas de pago y plataformas de CRM).

20.3. Cookies de terceros. Algunas cookies son instaladas por terceros que prestan servicios a Grupo GIOO y que actúan como Encargados del Tratamiento. Grupo GIOO exigirá a dichos terceros el cumplimiento de estándares adecuados de protección de Datos Personales.

20.4. Gestión, configuración y desactivación. El usuario podrá configurar, administrar o eliminar las cookies desde su navegador en cualquier momento. La desactivación de algunas cookies podrá afectar el funcionamiento del sitio o limitar ciertas funcionalidades. El sitio web podrá presentar un banner o módulo de configuración que permita aceptar todas las cookies, rechazar las no necesarias, configurar preferencias individuales u obtener información detallada sobre cada categoría.

20.5. Aceptación. Al continuar navegando en el sitio web o aceptar el banner de cookies, el usuario autoriza el uso de las cookies descritas, salvo aquellas estrictamente necesarias para la operación del sitio, que no requieren consentimiento.

21. Medios de pago y condiciones de pago en línea

Los medios de pago habilitados por la pasarela de pagos son: tarjetas de crédito Visa, Mastercard, American Express y Diners emitidas en Colombia; tarjetas débito bancarias emitidas en Colombia; y efectivo mediante contraentrega, Efecty o Baloto.

El pago contra entrega está sujeto a las zonas de cobertura definidas por el operador logístico.

Pagos en línea. El cliente manifiesta que es jurídicamente capaz de realizar el procedimiento a utilizar para el pago en línea y que es propietario del medio de pago ofrecido o que está facultado para hacer uso del mismo.

El cliente se compromete a suministrar información veraz, completa y correcta, lo cual lo responsabiliza ante LABIF y ante terceros por inexactitudes. El cliente puede imprimir los comprobantes de transacciones como prueba de pago; no obstante, la transacción estará sujeta a la verificación del ingreso efectivo a las cuentas de LABIF. En el evento en que no se verifique dicho ingreso efectivo, se entenderá como no pagado el recurso y el cliente tendrá la responsabilidad de cancelar el importe pendiente.

 

22. Aceptación de la Política

Al suministrar sus Datos Personales a través de nuestros canales físicos, digitales o cualquier medio habilitado por GRUPO GIOO S.A.S., el Titular manifiesta de manera libre y voluntaria que:

• Ha leído y comprendido el contenido de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
• Conoce las finalidades para las cuales serán tratados sus Datos Personales.
• Otorga su autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus Datos Personales conforme a lo aquí indicado.

La autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles descrita en el numeral 11 se entiende otorgada únicamente mediante manifestación explícita e independiente del Titular.

 

23. Vigencia de la Política y de las bases de datos

La presente Política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y tendrá una duración indefinida, mientras subsista GRUPO GIOO S.A.S. o mientras resulte necesaria para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento y de las obligaciones legales, contractuales y regulatorias a cargo de la compañía.

Las bases de datos administradas por Grupo GIOO se conservarán durante los plazos señalados en el numeral 18 o mientras existan deberes legales que exijan su permanencia.

24.1. Modificaciones

Grupo GIOO podrá modificar, actualizar o complementar esta Política en cualquier momento para atender cambios normativos, regulatorios, tecnológicos, operativos o de las finalidades del Tratamiento. Toda modificación material será informada a los Titulares mediante los canales habituales de comunicación, tales como el sitio web oficial https://labif.com.co o los correos electrónicos registrados, indicando la fecha de entrada en vigencia de la nueva versión.